Denne Personvernerklæringen gjelder for alle som søker en eller begge Høegh Stiftelsene om støtte via vår nettside og elektroniske søknadsskjemaer. Stiftelsene kan ikke behandle søknader uten å motta et minimum av personopplysninger.
1. Personvern, nettbasert behandling av personopplysninger
Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvordan og hvorfor stiftelsene Leif Høegh Stiftelse (orgnr. 877 151 522) og Lucy Høegh Stiftelse (orgnr. 977 151 538), i fellesskap benevnt Høegh Stiftelsene, samler inn og behandler dine personopplysninger.
Leif Høegh Stiftelse og Lucy Høegh Stiftelse ved styrenes respektive ledere er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn på nettsiden hoeghstiftelsene.no og hver av søknadsskjemaene som ligger der. Det daglige ansvaret er delegert til Høegh Stiftelsenes ansatte sekretær. Personvernerklæringen inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
2. Personopplysninger som behandles
Høegh Stiftelsene samler inn personopplysninger som du selv oppgir til oss gjennom de elektroniske søknadsskjemaene.
Personopplysninger som innhentes er navn / navn på kontaktperson, adresse, telefonnummer, e-postadresse, samt eventuelle ytterligere personopplysninger som gis i søknaden. Det opplyses på nettsiden om at Stiftelsene ikke ønsker å motta sensitive personopplysninger.
3. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger
Vi har grunnlag for å behandle personopplysninger vedrørende søknadshåndtering, fordi det er nødvendig for å kunne vurdere søknader før eventuell tildeling av pengestøtte, jf. GDPR artikkel 6, punk 1, bokstav f.
4. Formålet med personopplysningene som innhentes
Formålet med innhenting og registrering av personopplysninger er knyttet til behandlingen av de søknader som Stiftelsene mottar. For å kunne behandle en søknad er vi avhengig av kontaktinformasjon, herunder navn på kontaktperson, telefon, e-postadresse og adresse.
De personopplysninger Stiftelsen innhenter ved bruk av elektronisk søknadsskjema blir utelukkende brukt til behandling av søknader.
5. Lagring og sletting
Kontaktinformasjon og øvrige personopplysninger blir lagret i vårt søknadsarkiv, søknadsskjema og e-post. Navn vil også fremkomme på oppsummeringer som gjøres av søknaden for presentasjon til de respektive styrene, og arkiveres med øvrig styredokumentasjon i Høegh Stiftelsenes arkiver.
Stiftelsene behandler personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet som personopplysningene ble samlet inn for. Kontaktinformasjon og øvrige personopplysninger knyttet til søknader som ikke innvilges blir slettet årlig. Personopplysninger knyttet til søknader som innvilges vil beholdes så lenge personopplysningene er nødvendige for formålet de ble samlet inn for eller så langt dette følger av lov (eksempelvis regnskapslovgivningen mm).
All behandling av personopplysninger vil skje innenfor Norge og EU/EØS.
6. Utlevering av personopplysninger til tredjepart?
Dine personopplysninger behandles konfidensielt hos oss, og det er bare de med tjenstlig behov hos oss som vil ha tilgang til dine personopplysninger. Som hovedregel vil vi derfor ikke dele dine personopplysninger med noen utenfor Høegh Stiftelsene med mindre dette er lovpålagt (for eksempel til offentlige myndigheter).
Stiftelsene benytter underleverandører til å lagre, utarbeide og vedlikeholde nettsiden og søknadsskjema. Slike underleverandører kan kun behandle personopplysninger i henhold til inngått avtale med Stiftelsene.
Stiftelsene benytter seg av følgende databehandlere:
Dice (leverandør av nettside og elektronisk søknadsskjema, vedlikehold av nettside og søknadsarkiv)
7. Hvordan sikrer vi opplysningene?
Stiftelsen har etablert rutiner for beskyttelse av personopplysninger og personvern. Vi skal påse at våre medarbeidere, databehandlere og tredjeparter, har adekvat informasjon og rutiner på plass for å sikre at opplysningene blir brukt i samsvar med denne erklæringen og våre forpliktelser etter personvernlovgivningen.
8. Rettigheter
Som søker har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg. Du kan også kreve retting, sletting, begrensninger av behandlingen, og utlevering av personopplysningene dine (dataportabilitet). Du kan også anmode oss om å avslutte behandlingen av personopplysningene. For å benytte deg av dine rettigheter må du rette en henvendelse til kontaktpersonen oppgitt under. Vi vil besvare din henvendelse så raskt som mulig.
Dersom du mener at Høegh Stiftelsene ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet.
9. Endring i erklæringen
Høegh Stiftelsene forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere Personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldene fra de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra den datoen så vel som eksisterende informasjon oppbevart av Høegh Stiftelsene. Du kan finne ut når disse retningslinjene sist ble revidert ved å se “Sist oppdatert” nederst på denne siden.
10. Kontaktinformasjon
Henvendelser vedrørende personvern kan rettes til behandlingsansvarlig via info@hoeghstiftelsene.no.
